Die wichtigste Antwort darauf ist: Mit Ruhe, entspannter Stimmung und viel Zeit.
Zu allererst besuche die Bewerberhomepage und überprüfe, ob die Seite Deinen Kriterien entspricht. Falls nein schreibe eine freundliche Ablehnungsmail. Falls ja schreibe eine freundliche Statusaufnahmemail die dem Bewerber mitteilt dass seine Bewerbung angenommen wurde und mit welcher ID er im Status (falls vorhanden) den Fortschritt seiner Bewerbung einsehen kann.
Eine Laudatio ist eine Lobrede und genauso sollte sie auch formuliert sein. Negative Dinge wie "die Ladezeit war schlecht" oder "Das könntest doch besser machen" haben in eine Lobrede nichts zu suchen. Benenne in Deiner Laudatio für die Seite wirklich nur die positiven Dinge. Sollte der Bewerber Wert darauf legen die negativen Dinge zu erfahren, so wird er sich diesbezüglich bei Dir melden. Aber sei auch dann sehr taktvoll und achte auf freundliche Formulierungen Deinerseits.
Du solltest Dir im Klaren sein an welche Webseiten Du verleihen möchtest (z.B. private Seiten) und an welche nicht (z.B. kommerzielle Seiten). Für mögliche Bewerber ist es einfacher, wenn sie ein wenig nachvollziehen können, worauf Du Wert (hübsches Design, ansprechender Inhalt) legst und welche Dinge Du gar nicht sehen willst (Baukastenseiten, reine Werbehomepages, viele wackelnde Gif’s). Kriterien sollten einfach und klar formulier sein, damit wirklich jeder sie versteht.
Hier eignet sich am Besten ein Formular, welches webbasierend (ohne Outlook zu benötigen) versendet werden kann. Es ist jedoch empfehlenswert zusätzlich seine E-Mail Adresse hinzu zuschreiben, denn es kann immer passieren, dass ein Formular mal ausfällt.
Schließlich will der Besucher sehen um welches Schmuckstück er sich bewerben kann. Nutze hier wirklich nur ein Muster und nicht die Originalgrafik, denn es gibt leider immer Leute, die sich unberechtigterweise mit fremden Federn schmücken wollen.
Wenn Du Seiten mit einem Award auszeichnest, möchtest Du diese natürlich auch in einem würdigem Rahmen mit Laudatio und Datum präsentieren. Mittlerweile hat es sich eingebürgert, einen Screenshot von der Seite zu machen, damit Deine Besucher erkennen können, wie die ausgezeichnete Seite zum Zeitpunkt der Awardverleihung aussah. Ansonsten sind der Fantasie jedoch keine Grenzen gesetzt, Hauptsache es würdigt die Seite wie Deine Laudatio es auch ausdrückt.
Bei der Statusseite streiten sich die Geister. Die Einen meinen, sie sei unablässig, Andere meinen jedoch sie wäre unnötig. Auf jeden Fall jedoch ist sie ein Zeichen für Service am Bewerber, hier kann der Bewerber den aktuellen Stand seiner Bewerbung einsehen. In einem Status sollte eine ID des Bewerbers zu sehen sein, da man niemals den Namen ausstellt, denn andere Personen geht es nichts an, wer sich gerade bei Dir beworben hat. Außerdem könnte man sonst sehr leicht nachvollziehen, wenn jemand keinen Award erhielt und das wäre denunzierend für den Bewerber. Auch eine so genannte Verliererliste, darf nicht geführt werden. Die Statusseite sollte noch aufzeigen wie oft bzw. der wievielte Besuch aktuell auf der Bewerberseite Stand der Dinge ist. Auch sollte sie aufzeigen, wann die Bewertung zu Ende ist, falls man keine Ablehnungsmail schreibt wobei eine persönliche Mail wieder ein Zeichen für Service darstellt.
Mittlerweile ist der Statistik immer mehr Wert zugesprochen worden. Es kann sowohl für Dich als Awardvergeber interessant sein zu sehen, wie viele Bewerbungen Du schon hattest, aber auch Andere können darauf erkennen, wie leicht oder schwer man einen Award bei Dir erhält, wobei da immer noch mehr Spekulation dahinter steht als wahre Prozentrechnung. Falls Du eine Statistik führen möchtest, sollte sie aufzeigen, wie viele Bewerbungen, wie viele Auszeichnungen und wie viele Ablehnungen Du hattest.
Dies sollte man sich länger als 3 Minuten überlegen, denn Awardverleiher zu sein ist ein wunderbares Hobby, aber doch mit Verantwortung und Verpflichtungen verbunden. Wenn sich jemand bei Dir bewirbt, dann erwartet derjenige auch eine wirkliche Prüfung und nicht eine Ablehnung á la: "Ich hab keine Zeit." Wenn Du zu denen gehörst, die nur Awards vergeben möchten, damit ihre Homepage besser besucht wird, dann bitte werde keiner. Diese Möchtegern-Awardverleiher zerstören den Ruf von Web-Awards.
Zu allererst lies die Kriterien. Das ist das A und O für Dich. Wie sonst willst Du wissen, ob Deine Homepage überhaupt bei einem Awardprogramm für einen Award in Frage kommt?! Wenn Du denkst: "Egal ich bewerbe mich einfach, das klappt schon", dann liegst Du falsch. Seriöse Awardverleiher werden Deine Homepage sofort ablehnen und solltest Du doch mit Deiner Methode Erfolg haben, so ist der Award höchstens für den Papierkorb wertvoll. Suche also erst nach dem Lesen der Kriterien nach dem Bewerbungsformular. Wenn Du keines findest, sondern nur E-Mail oder Gästebuch stattdessen, dann sieh von einer Bewerbung besser ab.
Als nächstes begutachte das Design und den Inhalt des Awardprogrammes und der Homepage des Awardverleihers. Wenn die Seiten aussehen als wenn der Awardverleiher selbst erst einmal Nachhilfe in Webdesign und Homepagegestaltung braucht, dann sieh‘ besser von einer Bewerbung ab. Schließlich kann nur jemand Homepages bewerten, der sich zumindest mit den Grundlagen sowohl in Ästhetik als auch Homepagebau auskennt.